Prima l’oro, poi il petrolio, ora i dati, sono considerati beni di altissimo valore; e il tempo? Che valore ha la gestione del tempo al giorno d’oggi? Se “cash is king” è uno dei leit motiv nei piani alti della finanza… “time is the key” replico io dai piani bassi della consulenza!

 

In un mondo che viaggia a grandissima velocità (ed esco subito dalla retorica), chi conquista tempo ha un vantaggio, e chi opera una corretta gestione del tempo conquistato esce vincitore.

Il tempo è più prezioso del denaro. Puoi fare più denaro, ma non puoi avere più tempo. (Jim Rohn)

Riguardo il tema della gestione del tempo sono stati scritti tanti libri, articoli e blog post; eppure, non è ancora stata identificata una formula scientificamente provata. Per questo, ritengo che condividere il proprio pensiero e la propria esperienza, proponendo consigli e raccontando i risultati ottenuti, rimanga ancora un esercizio utile.

L’ambito è quello lavorativo, certamente, ma come tutti i modelli che funzionano, quello che qui vado a proporre è replicabile in qualsiasi altro contesto, sia esso familiare, sportivo o ludico.

Provo dunque anche io a cimentarmi in una fatidica check list per la gestione ottimale del tempo:

 

Agenda

Dedica almeno un’ora a settimana alla definizione dell’agenda della settimana successiva. Meglio durante il weekend: non si tratta di tempo rubato al riposo o al divertimento, è tempo investito sulla qualità ed efficienza della propria organizzazione. Costruisci l’agenda partendo dalle attività obbligatorie, già confermate e non procrastinabili. Mi raccomando: non dimenticare e non escludere nessun ambito (professionale, familiare, sportivo, ludico). Non riempire l’agenda al 100%, prevedi e gestisci sempre dei buffer (o momenti cuscinetto) perché ogni piano viene sempre messo sotto stress dall’evolversi delle cose e da qualche contrattempo (non pianificabile, ma gestibile).

 

80:20

La regola 80:20 (o il Principio di Pareto) l’assioma secondo il quale con il 20% dell’impegno e dello sforzo (fisico o mentale) è possibile produrre o raggiungere l’80% del beneficio dell’intero lavoro: fare il 20% per ottenere l’80%, mai il contrario! Ciò richiede grande capacità di analisi ed esperienza per identificare le attività prioritarie e fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi.

 

To-do list

Crea ogni mattina, coerentemente con l’agenda settimanale, la tua to-do list giornaliera: fallo su un post-it da appiccicare al PC, su foglietto da mettere in tasca, sull’app Note – per i più digitali. Io sono della vecchia scuola e quindi consiglio la soluzione cartacea, per due semplici motivi:

  • è più pratico e veloce (carta e penna sono beni facilmente reperibili, quasi ovunque) e l’azione risulta anche meno macchinosa dell’utilizzo del PC o dello smartphone;
  • il motivo per cui si scrivono le cose da fare è per non dimenticarle e soprattutto per la soddisfazione di cancellarle, una volta che queste vengono eseguite.

La sera, prima di chiudere la giornata e riposare, consiglio un veloce check per rendicontare la propria giornata e verificare quanto fatto rispetto a quanto pianificato: l’alta produttività dovuta a una corretta pianificazione produce ottimi risultati, sicuramente aiuta anche a dormire meglio!

 

Project Manager o operativo?

Come sempre la risposta più corretta è: “dipende”. Il ruolo, infatti, è a geometria variabile: non si è mai sempre Project Manager o sempre operativo: la società moderna, nei suoi vari ambiti – lavorativo, familiare, sportivo, ludico – ci permette di assumere e testare diversi ruoli, modulandoli in base al livello di responsabilità e responsabilizzazione affidato o legittimato per ognuno di essi.

  • Quando sei operativo, sei focalizzato sull’attività, con la pressione del raggiungimento a breve termine dell’obiettivo concreto – e con la soddisfazione che ne deriva. Organizzarsi è fondamentale: le attività devono avere un maggior dettaglio (micro attività), devono essere chiaramente identificati la data o l’evento di conclusione, ma soprattutto l’obiettivo o il risultato da realizzare per definire completo il task. Essere operativo richiede anche grande sensibilità nel gestire la comunicazione verso l’alto, verso i propri responsabili, quindi la capacità di coinvolgerli quando si verificano criticità, quando si raggiungono risultati da condividere, quando è richiesto un confronto e un aggiornamento sull’avanzamento.
  • Quando sei Project Manager (o supervisore o coordinatore), è fondamentale definire gli obiettivi del progetto e delle singole risorse operative del progetto: se tutti sanno cosa stanno facendo e cosa devono fare, se tutti hanno un piano con scadenze e obiettivi chiari, il PM dedicherà molto meno tempo a gestire i problemi causati da confusione e si concentrerà principalmente sul suo ruolo di pianificazione e controllo. Bisogna a tutti i costi evitare l’errore più comune, ossia farsi coinvolgere operativamente; ed evitare la micro gestione, tralasciando i dettagli delle attività. La gestione dei progetti è un lavoro a tempo pieno e distogliere lo sguardo dall’attività di supervisione, anche per un breve periodo, può creare problemi e rischi. È sicuramente sensato ed apprezzabile entrare nell’operatività qualora ci fosse un bisogno evidente ed imprevisto o qualora ci fosse una necessità diretta in termini di competenze: si tratta sempre e comunque di eccezioni, non della regola.

 

Team

Al fine di ottimizzare la gestione del tempo, il tuo tempo, devi selezionare la squadra migliore, le risorse maggiormente funzionali al tuo progetto (soprattutto in ambito lavorativo e sportivo). Scegli le risorse e lascia che vadano d’accordo e che siano nella migliore condizione di esprimere i propri talenti e metterli a disposizione della causa. Ogni risorsa capace e responsabile, con desiderio di crescere e di imparare, agevola il processo di ottimizzazione del tempo in maniera trasversale per tutti.

 

Riunioni

Evita aggiornamenti e riunioni troppo frequenti, riunioni del team in cui si va in giro per la stanza chiedendo a ogni persona di dare un aggiornamento dello stato dell’arte. Tali incontri hanno poco valore e rischiano di far perdere tempo. Invece, dedica quel tempo a concentrarti su rischi, problemi e opportunità. Usa il team per fare brainstorming su soluzioni e proporre idee.

 

Creatività

Ogni progetto, nel lavoro e nella vita, è basato sulla creatività e orchestrato dalla capacità organizzativa. Creare, in qualsiasi ambito, vuol dire inventare il modo migliore di utilizzare il tempo, e metaforicamente aumentarlo, migliorando di fatto la qualità del tempo della vita.

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota. (Michael Althsuler)

 

di Cristiano Panfili

c.panfili@l4v.it